Cómo hacer una planificación y cumplirla en el intento
Una de las habilidades esenciales que debe poseer un líder o gerente es la habilidad de planificar proyectos, tareas o actividades de forma estructurada, conociendo el alcance de cada integrante de su equipo y de sí mismo.
La planificación o planeación es el diseño o realización de tácticas y estrategias para alcanzar un objetivo, donde se definen tiempos de ejecución, lugar, personas involucradas, recursos y acciones, una a una, hasta llegar a la meta.
Existen varias formas para planear a nivel laboral nuestros proyectos, y a nivel personal nuestra vida misma, te invitamos
a leer sobre algunas:
1. Mapa de los Sueños.
Si hablamos del área más personal y aspiracional, podemos comenzar por mencionar el “Mapa de los sueños” que es una
herramienta con la cual podemos construir y visualizar de forma global lo que queremos para nuestra vida y para nuestro futuro de forma organizada. El “Mapa de los sueños” consta de un tablero donde se van colocando imágenes relacionadas con lo que deseas tener o hacer, por ejemplo una imagen de la casa de tus sueños, la mascota que te gustaría, un carro, ser un ejecutivo de alto nivel en una gran organización.
Luego de tener tu pizarra de visualización se comienza por desglosar esas metas en pequeñas tareas o acciones que te acerquen
más a ese camino deseado.
2. Plan de Actividades
Un plan de actividades es un documento que recoge un conjunto de tareas necesarias para la consecución de una acción u
objetivo concreto. Antes de ponernos a planificar un proyecto, es conveniente hacer un plan de actividades y en lo posible diferenciar las actividades de corto, mediano y largo plazo, para mayor efectividad en la evaluación de avances y logros, es ideal describir los indicadores de logro también para corto, mediano y largo plazo. Estos indicadores permiten evidenciar que tan efectivas están siendo las actividades seleccionadas para el logro de tus objetivos.
3. Herramientas para manejar proyectos:
En la gestión de proyectos, la planificación es la etapa en la que se reúne toda la información sobre el proyecto y se decide qué, cómo, quién y cuándo se hará para producir cada entregable. El resultado de la planificación es el plan del proyecto, que servirá de documento base durante la fase de ejecución del proyecto.
Profesionalmente la planificación de un proyecto se lleva a cabo normalmente y en su mayoría con software de gestión, en los cuales se pueden agrupar las tareas, los recursos humanos, los costos y los tiempos de entrega. Algunas de estas herramientas que podemos recomendarte son: Asana, Teamwork, Wrike, estos son muy amigables y fáciles de usar. Hay herramientas un poco más complejas como Project de Microsoft y Azure Devops, también de Microsoft.
4. Planeador personal
En el podemos llevar el control de las actividades planeadas y que debemos recordar para así optimizar el uso de nuestro tiempo. Es una herramienta fundamental para aterrizar y manejar las tareas globales, bien sea laborales o personales.
Entonces si ya conocemos a grandes rasgos cómo hacer una planificación, ¿cómo hacemos para cumplirla? ¿cómo hacer para seguir al pié de la letra todas esas acciones propuestas para llegar a la meta? A continuación
te daremos algunos tips:
- Divide las actividades grandes en pequeñas tareas que sean más fáciles de cumplir una a una.
- Ten en cuenta las dependencias al momento de organizar las prioridades, ya que si una tarea depende de otra que no está terminada, no podremos avanzar.
- Fija fechas de entrega realistas, no planifiques sin antes tomar en cuenta las variables que puedan intervenir en
la ejecución de la tarea.
- Siempre deja un tiempo adicional como colchón, por si una tarea se toma más tiempo del estimado.
- Haz siempre las actividades que te acerquen de forma directa a tu meta u objetivo.
- Revisa tu planificación a diario y verifica si algo en tu entorno está interfiriendo con la ejecución de las tareas.
- Si tus tareas dependen o involucran a otras personas, intenta siempre darles todos los recursos y motivación necesaria para ayudarte a cumplirlas.
- Motívate cada día recordando el por qué quieres lograr esa meta u objetivo.
Toma en cuenta estos tips que te ofrecemos ya que aplican para cualquier tipo de planificación, ya se aproxima un nuevo año,
y con él muchas nuevas metas y objetivos por cumplir.
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