«Nunca dejes que nadie sea dueño de tu tiempo». Dijo Lou Gerstner, ex director ejecutivo de IBM. Es algo simple y obvio, pero suena genial.
A lo largo de mi vida, cada vez que he perdido el control de mi tiempo, he terminado estresada o sintiéndome improductiva. Reflexionando al respecto y ocupándome del desarrollo de las competencias de liderazgo encontré que planificar y seguir una rutina marca una gran diferencia en cómo me siento y en cuanto al control de mi vida y por supuesto con ello el control de mi tiempo.
Estas son algunas de las claves que encuentro común al revisar con líderes y personas exitosas:
1. Crea una rutina
Sin importar la ocupación en la cual te encuentres, tener una rutina, distribuir el tiempo en actividades específicas y seguir el plan. Es asegurar que te estas haciendo cargo de administrar todas aquellas cosas que son importantes en tu vida, de esta forma tener en tu agenda las actividades no solo laborales, sino aquellas que te permiten el descanso, el desarrollo personal y profesional, tiempo de familia incluso los tiempos libres que necesitas. Todo esto hace parte de crear rutinas de éxito para tu vida.
Tu rutina puede cambiar a lo largo de los años, sin embargo, el tener un plan le dará orden a tu vida. Si estás trabajando en el lanzamiento de tu empresa y necesitas descubrir, codificar y contratar clientes, entonces prioriza y separa tiempos específicos para cada actividad.
Una aplicación de calendario puede ser hoy en día una herramienta.
2. Reuniones grupales y llamadas
Una sugerencia muy útil y compartida por personas de mucha ocupación, es la planeación de las reuniones grupales en bloques y dedicar días específicos de la semana o del mes para ello, lo mismo que para responder llamadas o atender asuntos urgentes, separar espacio en tu agenda quizá al inicio del día o en el intermedio de la mañana y la tarde para atender llamadas o resolver los urgentes y que estos no estén interrumpiendo todas tus actividades del día.
Haz lo mismo con las reuniones en línea. De esta manera, no solo estarás creando una porción de tiempo para las reuniones, sino que también estarás creando otros bloques de tiempo en los que podrás realizar trabajo importante.
Al respecto existen muchas aplicaciones que te permiten dar orden a este tipo de actividades en tu agenda, por ejemplo hay una función en Google Calendar llamada Citas. Te permite reservar una cantidad de tiempo y luego dividirla en partes, puedes reservar tres horas de reuniones externas y luego dividirlas en tres reuniones, una hora cada una. O puedo reservar una hora de llamadas y dividirla en seis llamadas de 10 minutos cada una. También hay diversas herramientas específicas, como doodle, que ofrece servicios similares.
Otra alternativa que facilita la administración de tu tiempo es crear enlaces bit.ly para diferentes bloques de tiempo. Puedes tener un enlace para tus reuniones externas, otro enlace para reuniones internas y otro para llamadas. Luego puedes compartir estos enlaces para que las personas puedan reservar el tiempo contigo.
3. Prioriza tus actividades estratégicas y delega
Una de las actividades fundamentales para darle orden a la agenda es tener claro cuales son las actividades realmente importantes y cuales son simplemente actividades operativas y de urgencia. En mi experiencia lo que le resta eficiencia a la mayoría de los directivos hoy en día, es que se dejan atrapar en la operatividad y la carga de actividades les va alejando de la visión estratégica de sus negocios o de su área de trabajo.
Tener claro qué es lo importante y asegurar que en sus agendas están las actividades que resuelven y aseguran que lo estratégico esté avanzando, es lo que va a garantizar que la meta final se logre, los urgentes y actividades de última hora siempre van a existir y estas necesitamos asegurar que se resuelvan si aplazar las importantes, entre otras, por que mucha de esta operatividad en realidad son actividades que perfectamente se pueden delegar.
Cómo reconocer cuales son las actividades importantes?
- Actividades de planificación y de coordinación estratégica.
- Los momentos para delegar.
- Actividades de prevención de riesgos.
- Actividades para detectar nuevas oportunidades.
- Tiempos de reflexión y creación de nuevas ideas.
4. Optimiza el tiempo para tus diferentes tipos de reuniones
Los tiempos de las reuniones varían de acuerdo a la cantidad de temas y la calidad de las decisiones a tomar, tener definido los tiempos y asegurar el cumplimiento de estos es fundamental para la administración de tu tiempo. Las reuniones entre 30 y 45 minutos son las más efectivas, lo mismo sucede con las llamadas telefónicas, si procuras no invertir más de 10 minutos puedes tener un cálculo de cuántas llamadas puedes realizar dentro de los espacios que determinar para ello.
Por otro lado las reuniones de almuerzo, cenas o café introductorios requieren de tiempos adicionales para tu desplazamiento, así que sugiero este tipo de reuniones solo en los casos donde se conocen las personas lo suficiente para hacer de este espacio algo divertido y productivo.
Este tipo de prácticas las he podido observar en ejecutivos tecnológicos y ha sido increíblemente eficaz para minimizar el intercambio de correos electrónicos y ahorrar tiempo.
Esto por supuesto no va a funcionar con todos, porque algunas personas pueden encontrar impersonal o ignorar este tipo de invitaciones, es importante entonces, tener en cuenta la cultura de la empresa con la que implementas este tipo de aplicativos e ir compartiendo y validando con cual de tus públicos puedes compartir estas herramientas. En cualquier caso, si no te sientes cómodo enviando el enlace a alguien, puedes usar tus propios espacios para citas, sugerir algunos horarios de reunión y luego reservar el espacio específico en tu ordenador..
Estos son algunos tipos de reuniones y la sugerencia sobre el tiempo a dedicarles:
- Reunión de 30 minutos en la oficina para conocer a alguien o ponerse al día
- Reunión de 45 minutos fuera de la oficina. Reserva tiempo para el trayecto de movilizarte.
- Llamada de 10 minutos para resolver o aportar a alguien que necesita de ti.
- Scrum diario de 15 minutos: ideal para empresas emergentes o equipos que requieren gerencia administrativa.
- Reunión de personal semanal de 30 minutos
Independientemente de las reuniones que celebres, agrúpalas en bloques según tu horario particular. Si crees que un tipo de reunión necesita más o menos tiempo, ajusta ese bloque en coherencia con tu necesidad.
5. Separa tiempo para revisar tu correo electrónico
Esta es la recomendación más importante de toda esta publicación. El correo electrónico puede convertirse en el dueño de tu tiempo si no lo sabes administrar. Para apropiarte de tu correo electrónico, evita el estar revisándolo todo el tiempo. Lo puedes hacer programando un espacio diario para dar respuesta a temas que son de urgencia y depende de ti para que otros procesos importantes avancen y otro espacio que puede ser semanal o dos veces por semana para evacuar correos que requieren análisis profundos o trabajo tuyo adicional para dar respuesta.
Es absolutamente imprescindible.
6. Planifica ejercitarte y tu tiempo en familia
A menos que lo pongas en el tu agenda, no se hará. Eso se aplica al ejercicio y al tiempo que pasas con tu familia.
Actividades como el ejercicio, la meditación, prácticas espirituales y cualquier otra actividad que elevan tu bienestar, son las que más necesitas cuidar y no permitir que el trabajo te deje sin estos espacios.
Lo mismo se aplica a la planificación de nuestro tiempo con la familia y otras personas importantes. Si eres adicto al trabajo, terminarás quitando tiempo a tu familia a menos que lo reserves con anticipación y te entrenes para desconectarte rápidamente.
Para muchos ejecutivos hoy en día, ha quedado claro que estos espacios son contundentes y marca la diferencia en la felicidad y efectividad del trabajo
7. Administra tu tiempo de forma realista
Finalmente es mucho lo que dedicamos a pensar y reflexionar acerca de si podemos hacer más con el tiempo que tenemos, con la velocidad que tenemos en las actividades laborales muchos dicen que desean dias con mas horas, sin embargo, los líderes de hoy que aprenden a administrar su tiempo, definitivamente son más felices, y más efectivos.
No necesitamos más tiempo, solo necesitamos administrarlo mejor y ser realistas con las cosas que podemos hacer dentro del tiempo que tenemos y trabajar por mejorar nuestra productividad dentro del mismo tiempo es lo que hace la diferencia de los grandes líderes.
Tomar posesión de mi tiempo y planificar mis días y semanas me hizo un ser humano más feliz y productivo. Espero que esta publicación te ayude a llegar allí también.
Me encantaría escuchar sus tips sobre productividad. ¿Cómo administran su tiempo? ¿Cómo manejan su calendario? ¿Qué herramientas utilizan? Comparte en la sección de comentarios.
Omaira Giraldo Soto.
Gerente de Felicidad en Open Mind Advisor.
