¿Cómo comunicarnos efectivamente?

Una de las habilidades más demandada de 2020 será sin duda la capacidad de liderar y conducir al éxito a un equipo que trabaje de manera remota o teletrabajo, bien sea todos o algunos de sus integrantes.

¿De dónde surge esta necesidad?

Las nuevas profesiones vinculadas a las actuales tecnologías están en su mayor auge, teniendo un crecimiento  proporcional a la innovación en sistemas para mejorar las operaciones de todo tipo de organizaciones, incluyendo el gobierno de los países. Estas profesiones son las que mayormente se prestan a poder realizar el trabajo remoto desde cualquier lugar, ya que se manejan datos y sistemas alojados en la nube. Todo esto  aunado al déficit de profesionales calificados en estas áreas, hace necesario el poder ubicar los talentos en cualquier ciudad o en cualquier país.

 

La industria TIC en Colombia ha generado aproximadamente 90.000 empleos directos, según datos del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC) quienes también revelan que en Colombia hay 120.000 personas que trabajan de forma remota a través del teletrabajo.

Por otro lado el 57% de las organizaciones nacionales han implementado horarios flexibles y días de trabajo desde casa o “Home Office”  indica el MinTIC, como beneficio para sus trabajadores, ya que se obtiene un mayor rendimiento y productividad de un colaborador feliz, descansado y con mayor libertad.

Entonces, cómo podemos liderar a un equipo con sus características individuales y sin tener, en muchos casos, un contacto físico o personal con algunos o todos los integrantes de su equipo de trabajo?

Son muchas las sintomatologías actuales en los equipo de trabajo remoto, y es importante tener en cuenta desde la cultura, hasta las predisposiciones o habilidades de las personas que invitamos a participar de un equipo remoto, estos quizá son tópicos que podremos abordar mas adelante, para que nos centremos en este articulo en una de las realidades mas frecuentes con las nuevas tecnologías, las dificultades en aspecto de la comunicación de los equipos de trabajo.

Habilidad comunicacional.

Poder comunicarse efectiva y oportunamente es clave en la ejecución del liderazgo de equipos remotos, para que esta comunicación funcione y sea real, es importante conocer muy bien a los miembros del equipo, tanto sus capacidades profesionales como su personalidad, su estilo de vida, su situación actual, lo cual se logra generando un ambiente de confianza y entablando conversaciones que no solo tengan que ver con el proyecto en el cual se está trabajando. A medida que generemos confianza en el otro, tendremos mayor oportunidad de influir positivamente y lograr acuerdos relevantes. Es importante en este punto hacer énfasis en la calidad de los juicios con que nos comunicamos y nos relacionamos, en lo posible evitar emitir juicios infundados sobre situaciones o personas, aspecto que se ha incrementado debido a la velocidad de los equipos actuales, genera mayor claridad y efecto pedagógico para el desarrollo de los equipos cuando su lidera analiza y conversa con los involucrados antes de emitir un concepto y tomar una decisión que afecta al equipo.

Para el análisis de la situación se facilita mucho el tomar en cuenta, la cultura de cada miembro del equipo remoto, ya que eso puede definir el estilo de la comunicación, no quiere decir que para trabajar con alguien de Perú debamos convertirnos en peruanos, pero si engrandece tu labor el investigar su cultura, qué los mueve, qué les gusta y sobre todo sus modismos en el vocabulario. Recordemos que a los equipos los une un proyecto pero hay miles de aspectos relevantes en cada ser humano que lo definen como un ente único y completo, por lo cual personalizar la relación con cada individuo marca la diferencia en el liderazgo centrado solo en el resultado o aquel líder que se centra en las personas para facilitar la mejor expresión de sus talentos.

 

En el trabajo remoto existen otras vías de comunicación alternas a la comunicación personal: comunicación escrita, bien sea por correo electrónico o por cualquier herramienta de chat, comunicación por voz, mediante llamadas telefónicas y la comunicación por herramientas de vídeo llamadas. Cada una posee ventajas y desventajas que debemos saber manejar a nuestro favor.

Algunos tips para manejar este tipo de comunicaciones:

Comunicación escrita: 

  • Escribir lo mas preciso posible aquello que se quiere expresar, usando las palabras adecuadas en cada caso, en lo posible evitando modismos o regionalismos propios de una cultura especifica y buscando estrategias para validar interpretaciones o la comprensión del mensaje.
  • Utilizar los signos de puntuación correctamente, la omisión de un signo puede ser fatal a la hora de interpretar un texto.
  • Utilizar emojis, si es claro para el equipo las emociones que estos transmiten y corresponden al lenguaje generacional del equipo con el que trabajas. (si, utiliza emojis por favor, así seas el CEO).
  • Maneja una identidad visual coherente en tus comunicaciones, coloca tu foto en el perfil, utiliza siempre un mismo tipo de fuente y color, esto da la sensación de que siempre se habla con la misma persona y le da una cara a esa comunicación, al fin y al cabo no somos la pantalla de un computador, somos una persona.
  • Responde lo más rápido posible los mensajes y en caso de no tener la disponibilidad de tiempo deja saber si el mensaje fue recibido y en cuánto tiempo darás respuesta.

Comunicación por llamada y video llamada:

  • Contar con una buena conexión a internet, para evitar la distorsión en el mensaje.
  • Actuar con auto consciencia sobre el uso del tono de voz adecuado al tema que se está tratando y al logro del objetivo de la reunión.
  • Estar presentable al momento de conversar por video, tal como te preparas para una reunión en persona.
  • Ser auténtico en la conversación.
  • Usar auriculares que permitan aislar sonidos externos.
  • No hacer uso excesivo de esta herramienta, se debe dejar que la persona haga su trabajo libremente, en base a la confianza de la relación creada.
  • Realizar reuniones grupales con todo el equipo.

 

Algunas de las herramientas más utilizadas que facilitan este tipo de contacto son: WhatsApp,  Gmail, Outlook, Slack, Telegram, Hangouts. Para video llamadas funciona muy bien Zoom, Whereby, Skype.
 

Otras herramientas fundamentales son los manejadores de proyectos, donde los miembros del equipo comparten sus objetivos, sus tareas, documentación sobre los proyectos y clientes, y también funcionan como plataformas de comunicación.

Una recomendación muy valiosa y que se puede tomar en cuenta es que en lo posible  planificar reuniones físicas o en persona cada cierto tiempo le da un contexto de mayor realidad y compromete el equipo entre si, son actividades que fomentan la integración del equipo y que tienen impacto reales en la rentabilidad de los proyectos. La prácticas comunicacionales deben ser una habilidad de todos los miembros del equipo, ya que entre ellos también hay contacto directo. Así que como líder tenemos una labora permanente en el desarrollo y  construcción de las buenas relaciones entre todos los miembros del equipo.

Si quieres desarrollar o potenciar estas habilidades comunicativas en tu equipo remoto, contacta con nosotros, con nuestros entrenamientos podrás manejar los cambios y a la transformación organizacional.